DELISERDANG, Sumutpost.id – Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) Drs H Amri Tambunan menjadi organisasi perangkat daerah (OPD) yang berhasil meraih predikat Terbaik I Pengelolaan Arsip Terbaik Berdasarkan Hasil Pengawasan Kearsipan Internal Pemerintahan Kabupaten (Pemkab) Deli Serdang Tahun 2024 kategori dinas/badan.
Untuk kategori kecamatan, Terbaik I direbut Kecamatan Lubuk Pakam. Sedangkan, kategori desa/kelurahan, Terbaik I dimenangkan Desa Pasar VI Kualanamu, Kecamatan Beringin, dan kategori sekolah menengah pertama (SMP) yang menjadi Terbaik I adalah Unit Pelaksana Teknis (UPT) SMP Negeri 1 Lubuk Pakam. Sementara, untuk kategori sekolah dasar (SD), Terbaik I adalah UPT SDN 104201 Percut Sei Tuan.
Sebagai Pengguna Terbaik Aplikasi Srikandi adalah Dinaa SDABMK sebagai Terbaik utama dan Terbaik I, yakni Dinas Perikanan. Untuk tingkat kecamatan yang menjadi Terbaik I Pengguna Terbaik Aplikasi Srikandi adalah Kecamatan Lubuk Pakam.
Penyerahan penghargaan dilakukan Penjabat (Pj) Sekretaris Daerah (Sekda) Deli Serdang, Dr Drs H Citra Effendi Capah MSP, pada Pengumuman Hasil Pengawasan Kearsipan Internal dan Pemusnahan Arsip di Lingkungan Pemkab Deli Serdang di Aula Cendana, Lantai II, Kantor Bupati Deli Serdang, Selasa (3/12/2024).
Dalam sambutannya, Pj Sekda mengatakan, pengawasan kearsipan internal dan pemusnahan arsip merupakan bagian dari upaya untuk meningkatkan tata kelola pemerintahan yang baik dan efektif.
“Pengelolaan arsip menjadi elemen sangat penting. Hal ini bertujuan untuk memastikan, informasi yang kita miliki dapat digunakan dengan bijak dan efisien serta mudah diakses saat diperlukan,” kata Pj Sekda.
Pengelolaan arsip yang baik adalah bagian dari proses transformasi menuju birokrasi lebih baik, transparan, akuntabel dan responsif terhadap kebutuhan masyarakat. Berdasarkan Undang-Undang (UU) No.43 Tahun 2009, disebutkan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang sesuai perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.
Arsip dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat berbangsa dan bernegara.
Oleh karena itu, pengelolaan arsip yang benar dan sesuai kaidah serta peraturan perundang-undangan, kearsipan mutlak diperlukan agar bisa memberi manfaat dan dukungan nyata bagi pelaksanaan reformasi birokrasi, terutama dalam pertanggungjawaban kinerja pelayanan publik serta penyediaan alat bukti untuk kepentingan lainnya.
Pengelolaan arsip di seluruh OPD, kecamatan, kelurahan/desa serta badan usaha milik daerah (BUMD), lembaga pendidikan, organisasi politik organisasi kemasyarakatan dan perorangan adalah hal yang harus dilaksanakan dengan baik.
Pengelolaan arsip yang baik mencakup penataan arsip di central file record center, penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan daerah untuk disimpan serta pemusnahan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna bagi kepentingan organisasi dan telah melampaui batas waktu penyimpanan.
“Seperti halnya akan dilakukan pemusnahan yang berasal dari tujuh perangkat daerah sebanyak 63.916 dokumen. Sebelumnya, prosedur dan tahapan pemusnahan arsip ini telah dilakukan oleh lembaga kearsipan daerah, dalam hal ini Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Deli Serdang,” jelas Pj Sekda.
Diterangkan Pj Sekda, pada tahun 2023 lalu, Kabupaten Deli Serdang telah mendapat predikat terbaik pertama tingkat Provinsi Sumatera Utara dan salah satu pemkab terbaik di Provinsi Sumatera Utara dengan kategori memuaskan, dalam hal pengelolaan arsip. “Semoga penghargaan tersebut menjadikan motivasi untuk semakin meningkatkan kualitas pengelolaan arsip,” harap Pj Sekda.
Sebelumnya, Kepala Dinas Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang, Mukti Ali Harahap SAg MSi dalam laporannya menyampaikan, lomba pengelolaan arsip yang dilakukan bertujuan untuk memberi apresiasi terhadap pengelolaan arsip dan aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (Srikandi) kepada satuan kerja yang sudah mengelola arsip dengan baik.
Selain itu, untuk memotivasi OPD, kecamatan, kelurahan, desa lembaga pendidikan di Kabupaten Deli Serdang yang belum mengelola arsipnya dengan baik agar lebih giat mengelola arsipnya sesuai peraturan yang berlaku. Kemudian, mengurangi jumlah arsip, menjaga keamanan informasi yang terkandung dalam arsip, menyelamatkan arsip yang bernilai guna kebuktian dan informasi, membantu memudahkan tata kelola persyaratan pendelegasian surat dan sampai pada pemberkasan dan penyusutan penyusutan surat secara digital.
Turut hadir di kesempatan itu, Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara, Dwi Endah Purwanti SS MSi; para pimpinan OPD, camat dan lainnya.
Berikut pemenang lomba Pengelolaan Arsip Kabupaten Deli Serdang tahun 2024:
A. Kategori Dinas/Badan
1. Terbaik I: RSUD Drs H Amri Tambunan
2. Terbaik II: Sekretariat DPRD
3. Terbaik III: Dinas Sumber Daya Air, Bina Marga dan Bina Konstruksi (SDABMBK)
4. Terbaik IV: Dinas Perikanan
5. Terbaik V: Badan Perencanaan Pembangunan Daerah, Penelitian dan Pengembangan (Bappedalitbang)
6. Terbaik VI: Badan Keuangan dan Aset Daerah
7. Terbaik VII: Dinas Kesehatan
8. Terbaik VIII: Dinas Komunikasi, Informatika, Statistik dan Persandian (Kominfostan)
9. Terbaik IX: Dinas Pendidikan
10. Terbaik X: Inspektorat.
B. Kategori Kecamatan
1. Terbaik I: Kecamatan Lubuk Pakam
2. Terbaik II: Kecamatan Beringin
3. Terbaik III: Kecamatan Kutalimbaru
4. Terbaik IV: Kecamatan Sibolangit
5. Terbaik V: Kecamatan Patumbak
6. Terbaik VI: Kecamatan Sunggal
7. Terbaik VII: Kecamatan Sunggal
8. Terbaik VIII: Kecamatan Labuhan Deli
9. Terbaik IX: Kecamatan Gunung Meriah
10. Terbaik X: Kecamatan Bangun Purba.
C. Kategori Desa/Kelurahan
1. Terbaik I: Desa Pasar VI Kualanamu, Kecamatan Beringin
2. Terbaik II: Desa Pasar V Kebun Kelapa, Kecamatan Beringin
3. Terbaik III: Desa Kotasan, Kecamatan Sunggal
4. Terbaik IV: Kelurahan Galang Kota, Kecamatan Galang
5. Terbaik V: Desa Denai Lama, Kecamatan Pantai Labu
6. Terbaik VI: Desa Jaharun B, Kecamatan Galang.
D. Kategori Sekolah Menengah Pertama
1. Terbaik I: UPT SMPN 1 Lubuk Pakam
2. Terbaik II: UPT SMPN 1 Sunggal
3. Terbaik III: UPT IV UPT SMPN 1 Hamparan Perak
4. Terbaik IV: UPT SMPN 3 Percut Sei Tuan
5. Terbaik V: UPT SMPN 1 Tanjung Morawa
6. Terbaik VI: UPT SMPN 1 Beringin
7. Terbaik VII: UPT SMPN 1 Pantai Labu
8. Terbaik VIII: UPT SMPN 2 Tanjung Morawa
9. Terbaik IX: UPT SMPN 4 Tanjung Morawa
10. Terbaik X: UPT SMPN 2 Lubuk Pakam.
D. Kategori Sekolah Dasar
1. Terbaik I: UPT SDN 104201 Percut Sei Tuan
2. Terbaik II: UPT SDN 106156 Hamparan Perak
3. Terbaik III: UPT SDN 105855 PTPN II Tanjung Morawa
4. Terbaik IV: UPT SDN 105300 Deli Tua
5. Terbaik V: UPT SDN 101746 Hamparan Perak
6. Terbaik VI: UPT SDN 105288 Percut Sei Tuan
7. Terbaik VII: UPT SDN 106168 Namorambe
8. Terbaik VIII: UPT SDN 104213 Deli Tua
9. Terbaik IX: UPT SDN 106181 Pagar Merbau
10. Terbaik X: UPT SDN 101912 Pagar Merbau.
E. Pengguna Terbaik Aplikasi Srikandi
1. Terbaik Utama: Dinas SDABMBK
2. Terbaik I: Dinas Perikanan
3. Terbaik II: Dinas Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak serta Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana (P3AP2KB)
4. Terbaik III: Dinas Pendidikan
5. Terbaik IV: Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil (Dukcapil)
6. Terbaik V: Dinas Cipta Karya dan Tata Ruang (Cikataru)
7. Terbaik VI: Dinas Kominfostan
8. Terbaik VII: Bappedalitbang
9. Terbaik VIII: Dinas Kesehatan
10. Terbaik IX: Dinas Koperasi, Usaha dan UMKM
11. Terbaik X: Dinas Lingkungan Hidup
Untuk tingkat kecamatan
1. Terbaik I: Kecamatan Lubuk Pakam
2. Terbaik II: Kecamatan Tanjung Morawa
3. Terbaik III: Kecamatan Pantai Labu. (msp)
